會議紀要適用于記載會議情況、傳達會議情況、記載會議議定事項、傳達會議議定事項等，會議紀要是在會議記錄基礎上經過加工、整理出來的一種記敘性和介紹性的文件。包括會議的基本情況、主要精神及中心內容，便于向上級匯報或向有關人員傳達及分發。整理加工時或按會議程序記敘，或按會議內容概括出來的幾個問題逐一敘述。
會議紀要與會議記錄不同，會議記錄只是一種客觀的紀實材料，記錄每個人的發言，而會議紀要則集中、綜合地反映會議的主要議定事項，起具體指導和規范的作用。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，否則，就會失去其內容的客觀真實性。會議紀要是根據會議情況綜合而成的，因此，撰寫會議紀要時應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括，重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程。
